Einwilligung Foto- & Videoaufnahmen – DSGVO-Vorlage (Art. 6 / §22 KunstUrhG)
Wer Fotos oder Videos von Mitarbeitenden auf Website, Social Media, in Flyern oder bei Firmenevents verwendet, braucht zwingend eine schriftliche Einwilligung – das verlangen sowohl Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als auch §22 KunstUrheberG (Recht am eigenen Bild). Diese Vorlage enthält alle Pflichtbestandteile einer wirksamen Einwilligung: konkreter Verwendungszweck, Hinweis auf Freiwilligkeit, jederzeitiger Widerruf, Informationsschreiben nach Art. 13 DSGVO sowie digitale Unterschriften beider Parteien. Rechtssicher, prüffähig im Falle einer DSGVO-Beschwerde und in unter zwei Minuten ausgefüllt.
Rechtsgrundlage: DSGVO und KunstUrhG zusammen
Bei Foto- und Videoaufnahmen von Personen treffen zwei Rechtsregime aufeinander. Datenschutzrechtlich gilt die DSGVO (Art. 6 Abs. 1 lit. a in Verbindung mit Art. 7 für die Einwilligung sowie Art. 13 für die Informationspflichten). Persönlichkeitsrechtlich gilt §22 KunstUrhG: Bildnisse dürfen nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden. Beide Vorschriften müssen erfüllt sein – eine reine Datenschutz-Einwilligung ohne KunstUrhG-Bezug reicht nicht, und umgekehrt. Die Vorlage deckt beide Anforderungen in einer Erklärung ab.
Pflichtbestandteile einer wirksamen Einwilligung
Damit eine Einwilligung wirksam ist, muss sie nach Art. 7 DSGVO freiwillig, für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich erklärt werden. Konkret gehören in die Vorlage:
- Parteien: Firma (mit Anschrift und HRB-Nummer) und Mitarbeiter*in (Name und Anschrift)
- Gegenstand: konkret beschriebene Aufnahmen (z. B. am Arbeitsplatz oder bei Firmenevents)
- Verwendungszweck: alle geplanten Kanäle einzeln (Website, YouTube, Instagram, Google, WhatsApp, Webpräsenz, Flyer, Visitenkarten)
- Hinweis, dass die Einwilligung über das Arbeitsverhältnis hinaus gilt
- Erklärung der Freiwilligkeit – keine Sanktion bei Verweigerung
- Widerrufsrecht jederzeit für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
- Bezug auf Informationsschreiben nach Art. 13 DSGVO
- Ort, Datum und Doppel-Unterschrift
Verwendungszweck konkret benennen
Eine Einwilligung zu Marketingzwecken ist nach ständiger Rechtsprechung der Datenschutzaufsichtsbehörden zu unbestimmt und damit unwirksam. Wer Fotos auf Instagram und YouTube veröffentlichen will, muss diese Kanäle einzeln benennen – inklusive Hinweis, dass dort eine Datenverarbeitung außerhalb der EU stattfinden kann (Drittlandübermittlung). Die Vorlage listet die typischen Kanäle (Website, YouTube, Instagram, Google, WhatsApp, Webpräsenz, Flyer, Visitenkarten) auf und kann beliebig erweitert oder gekürzt werden.
Freiwilligkeit & Widerrufsrecht im Arbeitsverhältnis
Im Arbeitsverhältnis ist die Freiwilligkeit besonders kritisch (Art. 7 Abs. 4 DSGVO, §26 Abs. 2 BDSG): Der Arbeitgeber muss aktiv klarstellen, dass dem*der Mitarbeitenden bei Verweigerung keinerlei Nachteile entstehen. Genauso wichtig ist der ausdrückliche Hinweis auf das jederzeitige Widerrufsrecht für die Zukunft – ohne Begründung, ohne Frist. Nach Widerruf müssen bereits veröffentlichte Aufnahmen aus den eigenen Kanälen entfernt werden; gedruckte Materialien (Flyer, Visitenkarten) dürfen aufgebraucht, aber nicht neu gedruckt werden. Genau dieser Hinweis steht wörtlich in der Vorlage und schützt vor Abmahnungen.
Was bei einer DSGVO-Beschwerde geprüft wird
Geht eine Beschwerde bei der Landesdatenschutzbehörde ein, prüft diese vier Punkte: (1) Liegt überhaupt eine schriftliche Einwilligung vor? (2) Ist der Verwendungszweck konkret benannt? (3) Wurde das Informationsschreiben nach Art. 13 DSGVO ausgehändigt? (4) Ist die Einwilligung von der*dem Mitarbeitenden persönlich unterschrieben? Mit der ProtocolHero-Vorlage werden Einwilligung und Informationsschreiben gemeinsam ausgegeben, die Doppel-Unterschrift digital eingeholt und revisionssicher mit Zeitstempel archiviert – für jede behördliche Nachfrage in Sekunden auffindbar.
Häufige Fragen
Brauche ich für jedes Foto eine eigene Einwilligung?
Nein, eine einmalige Einwilligung kann mehrere Aufnahmen und Kanäle abdecken – wenn Zweck und Kanäle konkret beschrieben sind. Bei wesentlicher Erweiterung (z. B. Aufnahme einer neuen Plattform wie TikTok) ist eine ergänzende Einwilligung sinnvoll. Werbeshootings für spezifische Kampagnen sollten mit einer eigenen, zweckgebundenen Einwilligung versehen werden.
Was passiert ohne wirksame Einwilligung?
Drei Risiken: Erstens Bußgelder nach Art. 83 DSGVO – bis zu 20 Mio. € oder 4 % des Jahresumsatzes. Zweitens zivilrechtliche Unterlassungs- und Schadensersatzansprüche der abgebildeten Person (gerichtlich oft 500–5.000 € pro Veröffentlichung). Drittens strafrechtliche Konsequenzen nach §33 KunstUrhG bei unbefugter Verbreitung. In der Praxis verhängen die Landesdatenschutzbehörden regelmäßig vier- bis fünfstellige Bußgelder gegen Unternehmen, die ohne wirksame Einwilligung Mitarbeiterfotos veröffentlichen.
Kann die Einwilligung im Arbeitsvertrag mitgeregelt werden?
Grundsätzlich nicht zu empfehlen. Die Einwilligung muss von der übrigen Erklärung klar abgrenzbar sein (Art. 7 Abs. 2 DSGVO) und freiwillig erteilt werden. Wird sie tief im Arbeitsvertrag versteckt, gilt sie meist als unwirksam. Eine eigenständige Erklärung wie diese Vorlage ist deutlich rechtssicherer und wird von allen Aufsichtsbehörden ausdrücklich empfohlen.
Was bedeutet der Widerruf für bereits veröffentlichte Aufnahmen?
Nach Widerruf müssen alle eigenen, online verfügbaren Aufnahmen (Website, Social-Media-Accounts, Newsletter-Archive) zeitnah entfernt werden. Bereits gedruckte Materialien (Flyer, Visitenkarten, Plakate) dürfen aufgebraucht, aber nicht neu produziert werden. Auf Drittplattformen (z. B. geteilte Posts, Reposts) besteht eine Hinwirkungspflicht, aber keine Erfolgshaftung – wichtig ist die nachvollziehbare Dokumentation aller Löschmaßnahmen.
Gilt die Einwilligung auch nach Ende des Arbeitsverhältnisses?
Ja – sofern in der Erklärung ausdrücklich festgehalten. Genau das steht in der Vorlage: Die Verwendung ist auch über das Arbeitsverhältnis hinaus zulässig. Ohne diesen Passus müsste mit Vertragsende die Veröffentlichung beendet werden. Trotzdem bleibt das jederzeitige Widerrufsrecht der ehemaligen Mitarbeitenden unberührt.
Brauche ich auch eine Einwilligung von Kunden oder Veranstaltungsbesuchern?
Bei erkennbaren Personen auf Eventfotos: ja. Ausnahmen regelt §23 KunstUrhG (Personen als Beiwerk, Versammlungen/Aufzüge, höheres Interesse der Kunst). In der Praxis empfiehlt sich, am Eingang sichtbar auf Aufnahmen hinzuweisen (sog. Bereichshinweis) und für gezielte Porträts eine individuelle Einwilligung – z. B. mit dieser Vorlage – einzuholen.
Was spart eine digitale Einwilligungserklärung gegenüber Papier?
Eine Papier-Einwilligung bedeutet: ausdrucken, ausfüllen lassen, einsammeln, ablegen, im Bedarfsfall suchen. Digital wird die Vorlage am Tablet oder Laptop aufgerufen, vom Mitarbeitenden direkt unterschrieben, im CRM dem Personalstammsatz zugeordnet und mit Zeitstempel archiviert – bei einer DSGVO-Anfrage in Sekunden auffindbar. Bei 50 Mitarbeitenden spart das 5–8 Stunden HR-Zeit pro Jahr.
Was ProtocolHero zusätzlich für dich übernimmt
Eine Vorlage allein ist erst der Anfang – ProtocolHero macht aus jedem Protokoll einen durchgängigen digitalen Workflow mit KI-Unterstützung, Workflow-Freigaben und revisionssicherem Archiv.
HERO Assistant – KI-Chat für Dokumentenerstellung
Der HERO Assistant ist der eingebaute KI-Chat von ProtocolHero. Du kannst per Spracheingabe ein komplettes Protokoll anlegen lassen ("Erstelle mir einen neuen Protokoll für Kunde Müller, Baustelle Elbstraße"), oder ein bestehendes PDF / Foto / Word-Dokument hochladen – die KI liest die Struktur aus und baut eine wiederverwendbare Vorlage daraus.
Auto-Fill aus Sprache, Foto und Datei
Beim Ausfüllen kannst du das Protokoll per Sprachsteuerung diktieren – die KI ordnet die Inhalte automatisch den richtigen Feldern zu. Oder du lädst Fotos, Scans, Verträge, Datenblätter oder Ausweise hoch (z. B. Arbeitsvertrag + Personalausweis beim Personalfragebogen, Typenschild beim Wartungsprotokoll, Lieferschein beim Bautagesbericht): Der HERO Assistant extrahiert die Daten und befüllt das Formular vor – du prüfst und unterschreibst.
Foto- und Video-Upload direkt im Dokument
Zu jedem Bauteil, Messpunkt oder Schadensbild kannst du Fotos und Videos direkt aus der App anhängen. Videos sind besonders nützlich, wenn ein Schadensbild dynamisch ist (laufendes Wasser, tropfende Leitung, ungewöhnliche Geräusche an einer Anlage) – ein einzelnes Standbild würde den Befund nicht ausreichend dokumentieren.
Kommentare als Aufgaben – intern und mit dem Kunden
Jede Position im Protokoll kann kommentiert und als Aufgabe an einen Kollegen, an dich selbst oder direkt an den Kunden zugewiesen werden ("bitte fehlendes Datenblatt nachreichen", "Mangel bis 15.06. beheben"). Kommentare können wahlweise rein intern bleiben oder im freigegebenen Kundenlink mitgeteilt werden.
Workflow: Bearbeiter zuweisen, Prüfer freigeben
Dokumente lassen sich an Kollegen weiterleiten ("zur Vervollständigung an den Monteur", "zur Endkontrolle an den Meister") und können einen festen Prüfer haben, der die letzte fachliche Freigabe erteilt, bevor das Protokoll unterschrieben oder an den Kunden geht.
Activity-Log für lückenlose Nachvollziehbarkeit
Jedes Protokoll hat einen vollständigen Aktivitäts-Verlauf: Wer hat wann was geändert, kommentiert, hochgeladen, freigegeben, unterschrieben. Das Log ist auf Wunsch auch im Kunden-Freigabelink sichtbar – ideal für Auditoren, Versicherer und Kunden, die die Entstehung des Dokuments nachvollziehen wollen.
Eindeutige Protocol-ID je Dokument
Jedes Protokoll bekommt automatisch eine eindeutige Protocol-ID, mit der es sich zweifelsfrei referenzieren, verlinken und im Audit-Trail wiederfinden lässt.
Automatische Berichts-Nummerierung
In KürzeFortlaufende, lückenlose Berichts-Nummern (z. B. Protokoll-2026-001, 002, 003 …) je Dokumenttyp und Kunde – ohne manuelles Vergeben, ohne Dubletten.
Web-Formular & Inbox
In KürzeVorlagen lassen sich als öffentliches Web-Formular auf der eigenen Website einbinden – ein ausgefülltes Protokoll (z. B. Anfrage, Schadensmeldung, Auftragsbestätigung) landet automatisch in deiner ProtocolHero-Inbox zur Weiterbearbeitung.
QR-Code-Etiketten für Anlagen und Bauteile
In KürzeQR-Code-Etiketten pro Anlage / Bauteil / Abschottung, die beim Scannen direkt das hinterlegte Protokoll, die Historie und alle Wartungs- bzw. Prüfdokumente öffnen.
