Einzelauftrag / Regiezettel – Vorlage für Handwerk & Bau (BGB §631 ff., HOAI)
Der Regiezettel – auch Stundenlohnzettel, Tagelohnschein oder Einzelauftrag genannt – ist im Handwerk und am Bau das wichtigste Dokument außerhalb der Hauptkalkulation. Er bildet kurzfristige Zusatzaufträge, Nachträge oder Stundenlohnarbeiten ab, die nicht im Pauschalvertrag enthalten sind. Wer hier unsauber dokumentiert, verliert bei der Schlussrechnung schnell vierstellige Beträge – oder steht im Streitfall ohne Beweismittel da. Diese Vorlage bildet sämtliche praxisrelevanten Felder ab: Auftraggeber, Auftragnehmer, Objekt mit Foto, ausgeführte Arbeiten mit Datum und Zeit, vier Abrechnungsarten (Pauschalpreis, Zeit/Stundenlohn, Quadratmeter, Stückpreis) inkl. Netto/MwSt./Brutto, Foto-Dokumentation der fertigen Arbeit und rechtssichere Unterschrift mit Ort und Datum.
Rechtsgrundlage: Warum der Regiezettel zählt
Stundenlohnarbeiten sind in §15 VOB/B und §631 ff. BGB als Werkleistung geregelt. Damit eine spätere Rechnung über Stundenlohn-, Material- oder Zusatzleistungen Bestand hat, muss der Auftraggeber den Aufwand bestätigen – idealerweise zeitnah am Ende des Arbeitstages oder spätestens bei Abnahme der Teilleistung. Fehlt diese Bestätigung, hat der Auftragnehmer im Streitfall die volle Beweislast: Welche Stunden wurden geleistet? Welches Material wurde verbaut? Wurde die Leistung überhaupt beauftragt? Ein sauber ausgefüllter, vor Ort unterschriebener Regiezettel kehrt diese Beweislast um – er gilt als Anerkenntnis des erbrachten Aufwands.
Pflichtangaben für einen verwertbaren Regiezettel
Damit der Zettel im Streitfall auch vor Gericht trägt, gehören diese Felder vollständig ausgefüllt:
- Auftraggeber: Firma, Ansprechpartner, vollständige Adresse, Telefon und E-Mail
- Auftragnehmer: Firma, Inhaber, Adresse, Telefon (für die Rechnungsstellung)
- Objekt / Baustelle: Adresse und eindeutige Objekt- oder Auftragsnummer (Verknüpfung zum Hauptauftrag)
- Foto-Dokumentation der Baustelle zu Beginn (Beweis des Vor-Zustands)
- Art der ausgeführten Arbeit: konkret, in Stichpunkten – nicht 'diverse Arbeiten'
- Datum, Beginn- und Endzeit der Ausführung (z. B. 08:00–14:30 Uhr)
- Verantwortlicher Monteur / Geselle mit Namen
- Abrechnungsart: Pauschalpreis, Stundenlohn, Quadratmeter oder Stückpreis – nur eine ankreuzen
- Netto-Betrag, MwSt.-Satz (7 % oder 19 %), Brutto-Betrag
- Foto-Dokumentation des Ergebnisses (vor der Unterschrift)
- Ort, Datum und Unterschrift des Auftraggebers oder bevollmächtigten Vertreters
Die vier Abrechnungsarten – wann welche?
Pauschalpreis: Vorab vereinbarter Festpreis für eine klar abgegrenzte Leistung – z. B. 'Montage einer Zwischenwand 450 € netto'. Geeignet, wenn Umfang und Aufwand sicher geschätzt werden können. Risiko: Mehraufwand geht zulasten des Handwerkers.
Stundenlohn (Zeit): Klassischer Regielohn mit vereinbartem Stundensatz (z. B. 65 € netto/Std. Geselle). Pflicht im Zettel: Beginn, Ende, Pause, Netto-Stunden. Für unvorhersehbare oder schlecht kalkulierbare Arbeiten (Fehlersuche, Demontage, Nacharbeiten) die fairste Variante – aber nur mit lückenloser Stundenzuordnung.
Quadratmeterpreis: Üblich bei Bodenleger-, Maler-, Putz- und Trockenbauarbeiten. Im Zettel werden das tatsächlich aufgemessene m² und der vereinbarte Preis je m² festgehalten – das Aufmaß sollte gemeinsam mit dem Auftraggeber genommen werden.
Stückpreis: Geeignet bei zählbaren Leistungen wie Steckdosen, Schaltern, Türen, Sanitärobjekten. Vereinbart wird ein Preis je Stück, der Zettel hält die montierte Stückzahl fest.
Stundenlohn richtig abrechnen: §15 VOB/B im Alltag
Werden Stundenlohnarbeiten auf Basis eines VOB-Vertrags ausgeführt, schreibt §15 Abs. 3 VOB/B vor: Die Stundenlohnzettel sind dem Auftraggeber 'alsbald' – in der Praxis innerhalb von sechs Werktagen – einzureichen. Werden sie nicht zurückgegeben oder mit Anmerkungen versehen, gelten sie als anerkannt. Daher: Regiezettel täglich vom Polier oder Bauleiter unterzeichnen lassen, nicht erst beim Aufmaß-Termin nach drei Wochen. ProtocolHero schickt den Zettel direkt nach Unterschrift als PDF an die hinterlegte Bauleitungs-E-Mail – mit Zeitstempel und Geräte-ID lückenlos protokolliert.
Digitale Regie-Erfassung statt Papierzettel
Klassische Regiezettel sind Durchschreibe-Blöcke: unleserliche Handschrift, verlorene Durchschläge, mühsames Abtippen ins Büro, fehlende Fotos. ProtocolHero erfasst den Regiezettel am Smartphone oder Tablet direkt vor Ort: Stammdaten des Kunden und der Baustelle aus dem CRM, Stundenlohn-Sätze aus dem Tarif des Mitarbeiters, automatische Netto/MwSt./Brutto-Berechnung, Foto-Doku der ausgeführten Arbeit, Touchscreen-Unterschrift des Auftraggebers. Der Zettel landet als PDF beim Mitarbeiter, beim Büro und beim Kunden – fertig für die Rechnungsstellung. Keine doppelte Erfassung, keine vergessenen Stunden, keine Streitfälle wegen unleserlicher Notizen.
Häufige Fragen
Ist ein Regiezettel auch ohne Unterschrift des Auftraggebers gültig?
Rechtlich existiert die geleistete Arbeit auch ohne Unterschrift – aber die Beweislast liegt dann beim Handwerker. Im Streit muss er Stunden, Material und Beauftragung anders nachweisen (Zeugen, Foto-Dokumentation, Tagebuch). Mit unterschriebenem Regiezettel gilt die Leistung als anerkannt – das ist der ganze Sinn des Dokuments. Daher: immer vor Verlassen der Baustelle unterzeichnen lassen, am besten digital mit Zeitstempel.
Was ist der Unterschied zwischen Regiezettel, Stundenlohnzettel und Tagelohnschein?
In der Praxis dasselbe Dokument unter regionalen Namen: Regiezettel und Regielohnzettel sind im süddeutschen und österreichischen Sprachraum üblich, Stundenlohnzettel ist die juristisch saubere Bezeichnung aus §15 VOB/B, Tagelohnschein wird im Hoch- und Tiefbau verwendet. Alle drei dokumentieren Stundenlohnarbeiten als Nachtrag oder Einzelauftrag außerhalb des Pauschalvertrags.
Welcher MwSt.-Satz gilt bei Handwerkerleistungen?
Grundsätzlich der reguläre Satz von 19 %. Reine Materiallieferungen ohne Einbau ebenfalls 19 % – Ausnahme: einzelne begünstigte Güter mit 7 %. Wichtig für Privathaushalte: Lohnanteil aus Handwerkerleistungen ist nach §35a EStG bis 1.200 €/Jahr steuerlich absetzbar – dafür muss der Lohnanteil in der Rechnung separat ausgewiesen werden. Der Regiezettel sollte Lohn und Material daher klar trennen.
Wie lange muss ich Regiezettel aufbewahren?
Als steuerlich relevantes Belegmaterial gelten die Aufbewahrungsfristen der AO: Rechnungen und zugehörige Belege 10 Jahre, sonstige Geschäftsunterlagen 6 Jahre. In der Praxis gilt: solange Gewährleistungsansprüche aus dem Bauauftrag bestehen (bei VOB-Verträgen 4 Jahre, bei BGB-Bauverträgen 5 Jahre nach Abnahme) ist der Regiezettel zusätzlich als Leistungsnachweis nötig. Digital archiviert sind 10 Jahre kein Speicher- und kein Suchproblem.
Wer darf den Regiezettel auf Auftraggeberseite unterschreiben?
Der Auftraggeber selbst, eine schriftlich bevollmächtigte Person (Bauleiter, Architekt, Polier) oder ein Vertreter mit Anscheinsvollmacht – etwa der Bauleiter, der täglich auf der Baustelle Anweisungen gibt. Idealerweise klärt der Hauptvertrag, welche Personen zeichnungsberechtigt sind. ProtocolHero kann Unterzeichner mit Funktion (Bauleiter, Architekt, Eigentümer) hinterlegen, sodass die Zuordnung später nachvollziehbar bleibt.
Wie viel Zeit spart ein digitaler Regiezettel?
Klassisch: 5 Min. Ausfüllen vor Ort + 10 Min. Abtippen im Büro + Suche nach verlorenen Durchschlägen + Rückfragen bei unleserlichen Stunden = leicht 30 Min. pro Zettel. Digital: Stammdaten vorausgefüllt, automatische Berechnung, Foto und Unterschrift in einem Workflow – unter 5 Min. Bei 10 Regiezetteln pro Woche und Monteur sind das über 2 Arbeitsstunden Bürozeit pro Woche gespart – plus deutlich weniger offene Posten, weil die Rechnung am selben Tag rausgeht.
Was ProtocolHero zusätzlich für dich übernimmt
Eine Vorlage allein ist erst der Anfang – ProtocolHero macht aus jedem Protokoll einen durchgängigen digitalen Workflow mit KI-Unterstützung, Workflow-Freigaben und revisionssicherem Archiv.
HERO Assistant – KI-Chat für Dokumentenerstellung
Der HERO Assistant ist der eingebaute KI-Chat von ProtocolHero. Du kannst per Spracheingabe ein komplettes Protokoll anlegen lassen ("Erstelle mir einen neuen Protokoll für Kunde Müller, Baustelle Elbstraße"), oder ein bestehendes PDF / Foto / Word-Dokument hochladen – die KI liest die Struktur aus und baut eine wiederverwendbare Vorlage daraus.
Auto-Fill aus Sprache, Foto und Datei
Beim Ausfüllen kannst du das Protokoll per Sprachsteuerung diktieren – die KI ordnet die Inhalte automatisch den richtigen Feldern zu. Oder du lädst Fotos, Scans, Verträge, Datenblätter oder Ausweise hoch (z. B. Arbeitsvertrag + Personalausweis beim Personalfragebogen, Typenschild beim Wartungsprotokoll, Lieferschein beim Bautagesbericht): Der HERO Assistant extrahiert die Daten und befüllt das Formular vor – du prüfst und unterschreibst.
Foto- und Video-Upload direkt im Dokument
Zu jedem Bauteil, Messpunkt oder Schadensbild kannst du Fotos und Videos direkt aus der App anhängen. Videos sind besonders nützlich, wenn ein Schadensbild dynamisch ist (laufendes Wasser, tropfende Leitung, ungewöhnliche Geräusche an einer Anlage) – ein einzelnes Standbild würde den Befund nicht ausreichend dokumentieren.
Kommentare als Aufgaben – intern und mit dem Kunden
Jede Position im Protokoll kann kommentiert und als Aufgabe an einen Kollegen, an dich selbst oder direkt an den Kunden zugewiesen werden ("bitte fehlendes Datenblatt nachreichen", "Mangel bis 15.06. beheben"). Kommentare können wahlweise rein intern bleiben oder im freigegebenen Kundenlink mitgeteilt werden.
Workflow: Bearbeiter zuweisen, Prüfer freigeben
Dokumente lassen sich an Kollegen weiterleiten ("zur Vervollständigung an den Monteur", "zur Endkontrolle an den Meister") und können einen festen Prüfer haben, der die letzte fachliche Freigabe erteilt, bevor das Protokoll unterschrieben oder an den Kunden geht.
Activity-Log für lückenlose Nachvollziehbarkeit
Jedes Protokoll hat einen vollständigen Aktivitäts-Verlauf: Wer hat wann was geändert, kommentiert, hochgeladen, freigegeben, unterschrieben. Das Log ist auf Wunsch auch im Kunden-Freigabelink sichtbar – ideal für Auditoren, Versicherer und Kunden, die die Entstehung des Dokuments nachvollziehen wollen.
Eindeutige Protocol-ID je Dokument
Jedes Protokoll bekommt automatisch eine eindeutige Protocol-ID, mit der es sich zweifelsfrei referenzieren, verlinken und im Audit-Trail wiederfinden lässt.
Automatische Berichts-Nummerierung
In KürzeFortlaufende, lückenlose Berichts-Nummern (z. B. Protokoll-2026-001, 002, 003 …) je Dokumenttyp und Kunde – ohne manuelles Vergeben, ohne Dubletten.
Web-Formular & Inbox
In KürzeVorlagen lassen sich als öffentliches Web-Formular auf der eigenen Website einbinden – ein ausgefülltes Protokoll (z. B. Anfrage, Schadensmeldung, Auftragsbestätigung) landet automatisch in deiner ProtocolHero-Inbox zur Weiterbearbeitung.
QR-Code-Etiketten für Anlagen und Bauteile
In KürzeQR-Code-Etiketten pro Anlage / Bauteil / Abschottung, die beim Scannen direkt das hinterlegte Protokoll, die Historie und alle Wartungs- bzw. Prüfdokumente öffnen.
