Gefährdungsbeurteilung nach §5 ArbSchG – Vorlage für jeden Arbeitsplatz
Die Gefährdungsbeurteilung ist die zentrale Pflicht jedes Arbeitgebers in Deutschland – §5 und §6 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verlangen sie für jeden Arbeitsplatz und jede Tätigkeit, unabhängig von der Betriebsgröße. Wer sie nicht oder nur lückenhaft führt, riskiert Bußgelder bis 25.000 € (§25 ArbSchG), den Verlust des Versicherungsschutzes bei Arbeitsunfällen und persönliche Haftung der Geschäftsführung. Diese Vorlage erfasst alle Pflichtangaben in einem Durchgang: Betrieb und Arbeitsbereich, beurteilte Tätigkeit, beteiligte Personen, ermittelte Gefährdungsfaktoren (mechanisch, elektrisch, Gefahrstoffe, Lärm, Klima, psychisch, ergonomisch), Risikobewertung über Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensschwere, abgeleitete Schutzmaßnahmen nach STOP-Prinzip (Substitution, Technisch, Organisatorisch, Persönlich), Verantwortliche, Fristen, Wirksamkeitskontrolle sowie Touch-Unterschrift von Verantwortlichem und Fachkraft für Arbeitssicherheit.
Wann ist eine Gefährdungsbeurteilung Pflicht?
§5 ArbSchG gilt ausnahmslos – ab dem ersten Beschäftigten, in jeder Branche, für jeden Arbeitsplatz. Typische Anlässe, bei denen eine neue oder aktualisierte Gefährdungsbeurteilung zwingend ist:
- Erstbeurteilung vor Aufnahme einer neuen Tätigkeit oder Inbetriebnahme eines neuen Arbeitsplatzes
- Einführung neuer Arbeitsmittel, Maschinen, Anlagen oder Gefahrstoffe (BetrSichV §3, GefStoffV §6)
- Bauliche Änderungen, Umzug, Umbau oder neue Räumlichkeiten
- Nach jedem Arbeitsunfall, Beinahe-Unfall oder gemeldetem Beschwerdefall
- Bei Änderung von Arbeitsverfahren, Schichtmodell oder Personalstruktur
- Bei besonders schutzbedürftigen Personen: Schwangere (MuSchG), Jugendliche (JArbSchG), Menschen mit Behinderung
- Psychische Belastung am Arbeitsplatz (seit 2013 ausdrücklich in §5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG verankert)
- Regelmäßige Wiederholung – empfohlen mindestens alle 1–2 Jahre, dokumentiert im Wiedervorlage-System
Pflichtinhalte einer Gefährdungsbeurteilung nach §5 / §6 ArbSchG
Damit die Beurteilung vor Aufsichtsbehörde, Berufsgenossenschaft und im Schadensfall trägt, müssen alle sieben Schritte des Leitfadens der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) sauber dokumentiert sein:
- Festlegen von Arbeitsbereich und Tätigkeit (Was wird wo von wem gemacht?)
- Ermitteln der Gefährdungen: mechanisch, elektrisch, Gefahrstoffe, Biostoffe, Brand/Explosion, thermisch, Strahlung, Lärm, Vibration, Klima, Beleuchtung, physisch/ergonomisch, psychisch, sonstige
- Beurteilen der Gefährdungen: Eintrittswahrscheinlichkeit × Schadensschwere (Risikomatrix, z. B. Nohl-Modell)
- Festlegen konkreter Schutzmaßnahmen nach STOP-Prinzip (Substitution → Technisch → Organisatorisch → Persönliche Schutzausrüstung)
- Durchführen der Maßnahmen mit Verantwortlichem und Frist
- Überprüfen der Wirksamkeit (Wirksamkeitskontrolle) – ohne diesen Schritt ist die GBU rechtlich unvollständig
- Fortschreiben und dokumentieren (§6 ArbSchG): Datum, Beurteiler, Ergebnis, Maßnahmen, Wirksamkeitsnachweis, Unterschriften
Was passiert ohne (oder mit fehlerhafter) Gefährdungsbeurteilung?
Fehlt die Gefährdungsbeurteilung, droht ein Bußgeld bis 25.000 € nach §25 ArbSchG – bei vorsätzlicher Gefährdung von Leben und Gesundheit zusätzlich Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr (§26 ArbSchG, §§222, 229 StGB bei Personenschaden). Im Arbeitsunfall haftet die Geschäftsführung persönlich, der Versicherungsschutz der Berufsgenossenschaft kann gekürzt oder verweigert werden, und Regressforderungen sind die Regel. Aufsichtsbehörden (Gewerbeaufsicht, Amt für Arbeitsschutz) verlangen die GBU bei jeder Begehung – ohne aktuelle und vollständige Dokumentation drohen Stilllegungsanordnungen einzelner Arbeitsplätze. Eine lückenlose, aktuelle Gefährdungsbeurteilung ist die wichtigste Entlastung im Streit-, Schadens- und Strafverfahren.
Digital beurteilen statt Word-Vorlage im Aktenschrank
Klassisch wird die Gefährdungsbeurteilung in Word-Vorlagen oder Excel-Listen geführt, im Aktenschrank archiviert und bei Begehungen mühsam herausgesucht – mit den typischen Folgen: veraltete Versionen, fehlende Wirksamkeitskontrolle, keine Wiedervorlage, doppelte Pflege bei wiederkehrenden Tätigkeiten. ProtocolHero erstellt die Gefährdungsbeurteilung direkt am Tablet im Arbeitsbereich: Stammdaten und wiederverwendbare Gefährdungskataloge zentral hinterlegt, Risikomatrix mit automatischer Farbcodierung (grün/gelb/rot), Maßnahmen nach STOP-Prinzip strukturiert, Verantwortliche und Fristen mit Erinnerung, Foto- und Video-Dokumentation pro Gefährdung, beidseitige Touch-Unterschrift, automatischer PDF-Export für Aufsicht und BG, revisionssichere Archivierung mit Wiedervorlage zur jährlichen Überprüfung und vollständigem Activity-Log (wer hat wann was geändert).
Häufige Fragen
Ab wann ist eine Gefährdungsbeurteilung Pflicht?
Ab dem ersten Beschäftigten. §5 ArbSchG kennt keine Mindestbetriebsgröße – auch Kleinstbetriebe, Handwerker mit einem Auszubildenden oder Vereine mit angestellten Mitarbeitern sind verpflichtet. Bei Betrieben bis 10 Beschäftigten reicht eine vereinfachte Dokumentation, bei größeren Betrieben muss sie ausführlicher sein. Selbständige ohne Mitarbeiter unterliegen §5 ArbSchG nicht, sehr wohl aber teilweise der DGUV V1, wenn Dritte (z. B. Kunden) gefährdet werden könnten.
Wie oft muss die Gefährdungsbeurteilung wiederholt werden?
Das ArbSchG nennt kein festes Intervall, verlangt aber Aktualität (§3 ArbSchG, §6 ArbSchG). Anerkannte Praxis: mindestens alle 1–2 Jahre überprüfen, sofort bei jeder Änderung (neue Arbeitsmittel, neue Verfahren, Umbau, Personalwechsel in sicherheitsrelevanter Funktion), nach jedem Unfall oder Beinahe-Unfall und bei neuen rechtlichen Vorgaben. ProtocolHero erinnert automatisch zur Wiedervorlage und dokumentiert jede Aktualisierung mit Datum und Verantwortlichem.
Was ist das STOP-Prinzip bei Schutzmaßnahmen?
Das STOP-Prinzip legt die Rangfolge der Maßnahmen fest: 1. Substitution – Gefährdung ganz vermeiden (z. B. ungiftigen Stoff statt Gefahrstoff einsetzen). 2. Technische Maßnahmen – Gefährdung an der Quelle abschirmen (z. B. Absaugung, Schutzeinrichtung an der Maschine). 3. Organisatorische Maßnahmen – Expositionszeit reduzieren (z. B. Rotation, getrennte Bereiche, Unterweisung). 4. Persönliche Schutzausrüstung – als letztes Mittel, wenn andere Maßnahmen nicht ausreichen. Die GBU muss begründen, warum welche Stufe gewählt wurde – PSA ohne vorherige Prüfung höherer Stufen ist ein häufiger Beanstandungsgrund.
Muss ich auch psychische Belastungen beurteilen?
Ja, zwingend. Seit der Novellierung 2013 ist die psychische Belastung in §5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG ausdrücklich genannt. Beurteilt werden müssen: Arbeitsinhalt (Vollständigkeit der Aufgabe, Handlungsspielraum), Arbeitsorganisation (Arbeitszeit, Schicht, Pausen, Termindruck), soziale Beziehungen (Führung, Konflikte), Arbeitsumgebung (Lärm, Klima, Ergonomie) und neue Arbeitsformen (mobile Arbeit, Homeoffice, ständige Erreichbarkeit). Die GDA-Leitlinie psychische Belastung der Bundesländer und der GDA-Arbeitsschutzpartner ist hier maßgeblich – ProtocolHero hinterlegt die Prüffragen als strukturierte Auswahl.
Wer darf die Gefährdungsbeurteilung erstellen?
Verantwortlich ist immer der Arbeitgeber (§3 ArbSchG) – die Durchführung kann er auf fachkundige Personen übertragen, in der Regel die Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa) nach ASiG, ergänzt durch den Betriebsarzt, Sicherheitsbeauftragte, Vorgesetzte und bei Bedarf externe Berater. Wichtig: Die Übertragung muss schriftlich erfolgen und die fachliche Eignung gegeben sein. Die Beschäftigten und der Betriebs- bzw. Personalrat sind zu beteiligen (§9 ArbSchG, §87 BetrVG). ProtocolHero erfasst alle Beteiligten namentlich und dokumentiert die Mitwirkung über den Workflow.
Reicht eine einzige GBU für den ganzen Betrieb?
Nein. §5 Abs. 2 ArbSchG verlangt eine Beurteilung pro Tätigkeit bzw. pro Arbeitsplatz mit vergleichbaren Bedingungen. Bei gleichartigen Arbeitsplätzen (z. B. zehn gleiche Büroarbeitsplätze) genügt eine Musterbeurteilung; bei unterschiedlichen Tätigkeiten (Büro, Werkstatt, Außendienst, Lager) sind separate GBUs erforderlich. ProtocolHero arbeitet mit wiederverwendbaren Vorlagen pro Tätigkeitstyp – einmal angelegt, lassen sich Arbeitsplätze und Beschäftigte zuordnen, ohne die Beurteilung neu schreiben zu müssen.
Was ProtocolHero zusätzlich für dich übernimmt
Eine Vorlage allein ist erst der Anfang – ProtocolHero macht aus jedem Protokoll einen durchgängigen digitalen Workflow mit KI-Unterstützung, Workflow-Freigaben und revisionssicherem Archiv.
HERO Assistant – KI-Chat für Dokumentenerstellung
Der HERO Assistant ist der eingebaute KI-Chat von ProtocolHero. Du kannst per Spracheingabe ein komplettes Protokoll anlegen lassen ("Erstelle mir einen neuen Protokoll für Kunde Müller, Baustelle Elbstraße"), oder ein bestehendes PDF / Foto / Word-Dokument hochladen – die KI liest die Struktur aus und baut eine wiederverwendbare Vorlage daraus.
Auto-Fill aus Sprache, Foto und Datei
Beim Ausfüllen kannst du das Protokoll per Sprachsteuerung diktieren – die KI ordnet die Inhalte automatisch den richtigen Feldern zu. Oder du lädst Fotos, Scans, Verträge, Datenblätter oder Ausweise hoch (z. B. Arbeitsvertrag + Personalausweis beim Personalfragebogen, Typenschild beim Wartungsprotokoll, Lieferschein beim Bautagesbericht): Der HERO Assistant extrahiert die Daten und befüllt das Formular vor – du prüfst und unterschreibst.
Foto- und Video-Upload direkt im Dokument
Zu jedem Bauteil, Messpunkt oder Schadensbild kannst du Fotos und Videos direkt aus der App anhängen. Videos sind besonders nützlich, wenn ein Schadensbild dynamisch ist (laufendes Wasser, tropfende Leitung, ungewöhnliche Geräusche an einer Anlage) – ein einzelnes Standbild würde den Befund nicht ausreichend dokumentieren.
Kommentare als Aufgaben – intern und mit dem Kunden
Jede Position im Protokoll kann kommentiert und als Aufgabe an einen Kollegen, an dich selbst oder direkt an den Kunden zugewiesen werden ("bitte fehlendes Datenblatt nachreichen", "Mangel bis 15.06. beheben"). Kommentare können wahlweise rein intern bleiben oder im freigegebenen Kundenlink mitgeteilt werden.
Workflow: Bearbeiter zuweisen, Prüfer freigeben
Dokumente lassen sich an Kollegen weiterleiten ("zur Vervollständigung an den Monteur", "zur Endkontrolle an den Meister") und können einen festen Prüfer haben, der die letzte fachliche Freigabe erteilt, bevor das Protokoll unterschrieben oder an den Kunden geht.
Activity-Log für lückenlose Nachvollziehbarkeit
Jedes Protokoll hat einen vollständigen Aktivitäts-Verlauf: Wer hat wann was geändert, kommentiert, hochgeladen, freigegeben, unterschrieben. Das Log ist auf Wunsch auch im Kunden-Freigabelink sichtbar – ideal für Auditoren, Versicherer und Kunden, die die Entstehung des Dokuments nachvollziehen wollen.
Eindeutige Protocol-ID je Dokument
Jedes Protokoll bekommt automatisch eine eindeutige Protocol-ID, mit der es sich zweifelsfrei referenzieren, verlinken und im Audit-Trail wiederfinden lässt.
Automatische Berichts-Nummerierung
In KürzeFortlaufende, lückenlose Berichts-Nummern (z. B. Protokoll-2026-001, 002, 003 …) je Dokumenttyp und Kunde – ohne manuelles Vergeben, ohne Dubletten.
Web-Formular & Inbox
In KürzeVorlagen lassen sich als öffentliches Web-Formular auf der eigenen Website einbinden – ein ausgefülltes Protokoll (z. B. Anfrage, Schadensmeldung, Auftragsbestätigung) landet automatisch in deiner ProtocolHero-Inbox zur Weiterbearbeitung.
QR-Code-Etiketten für Anlagen und Bauteile
In KürzeQR-Code-Etiketten pro Anlage / Bauteil / Abschottung, die beim Scannen direkt das hinterlegte Protokoll, die Historie und alle Wartungs- bzw. Prüfdokumente öffnen.
