Wohnungsgeberbescheinigung – Vorlage nach §19 BMG
Die Wohnungsgeberbescheinigung ist seit der Reform des Bundesmeldegesetzes 2015 wieder Pflicht: Wer in Deutschland eine Wohnung bezieht, muss sich innerhalb von zwei Wochen beim Einwohnermeldeamt anmelden – und dazu eine vom Wohnungsgeber unterschriebene Bestätigung des Einzugs vorlegen (§19 BMG). Diese Vorlage führt strukturiert durch alle Pflichtangaben: Anschrift der Wohnung, Einzugsdatum, Name aller einziehenden Personen, Selbsterklärung des Eigentümers sowie Name und Anschrift des Wohnungsgebers. Mit digitaler Unterschrift in unter zwei Minuten ausgefüllt – statt Papierformular per Post.
Rechtsgrundlage: §19 BMG und die Mitwirkungspflicht des Wohnungsgebers
Seit dem 1. November 2015 verpflichtet §19 Bundesmeldegesetz (BMG) den Wohnungsgeber, dem Einziehenden den Einzug schriftlich zu bestätigen – und zwar innerhalb von zwei Wochen nach Einzug. Wohnungsgeber ist, wer eine Wohnung tatsächlich zur Verfügung stellt: also Vermieter, Hauptmieter bei Untervermietung, Eigentümer bei Eigennutzung oder Eltern bei Wohnen im Elternhaus. Wer die Bescheinigung nicht oder verspätet ausstellt, begeht eine Ordnungswidrigkeit nach §54 BMG – Bußgeld bis zu 1.000 €. Sogenannte „Gefälligkeitsbescheinigungen“ ohne tatsächlichen Einzug sind sogar mit bis zu 50.000 € bewehrt.
Pflichtangaben nach §19 Abs. 3 BMG
Eine wirksame Wohnungsgeberbescheinigung muss vollständig sein – das Meldeamt weist unvollständige Bestätigungen zurück und der Mieter kann sich nicht anmelden. Die Vorlage in ProtocolHero stellt alle Pflichtfelder strukturiert bereit:
- Name und Anschrift des Wohnungsgebers (bei juristischen Personen Firma und Sitz)
- Einzugsdatum (tatsächlicher Tag des Einzugs, nicht Mietbeginn)
- Anschrift der Wohnung inkl. Stockwerk, Wohnungsnummer und ggf. Wohnungs-ID
- Namen aller meldepflichtigen Personen, die einziehen
- Angabe, ob der Wohnungsgeber gleichzeitig Eigentümer ist – ansonsten Name und Anschrift des Eigentümers
- Unterschrift des Wohnungsgebers oder einer beauftragten Person
Eigentümer = Wohnungsgeber? Die Selbsterklärung
Ist der Wohnungsgeber zugleich Eigentümer der Wohnung (klassisch: Eigentümer vermietet selbst, oder Eigentümer zieht selbst ein), genügt die Selbsterklärung: „Ich bin Eigentümer*in der Immobilie. Sie wird von mir und den oben genannten Personen zu eigenen Wohnzwecken genutzt.“ Bei Untervermietung oder Verwaltern müssen Name und Anschrift des Eigentümers zusätzlich angegeben werden – das Meldeamt prüft stichprobenartig im Grundbuch.
Digitale Unterschrift & Übergabe an den Mieter
Die Bescheinigung muss in Schriftform vorgelegt werden – das schließt seit der eIDAS-Verordnung auch elektronische Form ein, sofern die Unterschrift eindeutig zuordenbar ist (Textform nach §126b BGB plus Signaturnachweis). Mit ProtocolHero unterschreibt der Vermieter direkt auf dem Tablet, der Mieter erhält die fertige Bescheinigung sofort per E-Mail oder Share-Link und kann sie beim Einwohnermeldeamt entweder ausdrucken oder digital vorlegen – immer mehr Kommunen akzeptieren mittlerweile die digitale Variante (z. B. Hamburg, München, Düsseldorf, Köln).
Was Vermieter und Hausverwaltungen Zeit spart
Eine klassische Wohnungsgeberbescheinigung per Papier kostet: Formular suchen oder ausdrucken, ausfüllen, unterschreiben, per Post oder beim nächsten Treffen übergeben – meist 20–30 Minuten pro Vorgang inklusive Nachfassen. Mit der Vorlage in ProtocolHero werden alle Pflichtfelder strukturiert abgefragt, Eigentümerdaten aus dem Stammdatensatz automatisch vorausgefüllt, die Unterschrift digital geleistet – fertig in unter zwei Minuten. Für Hausverwaltungen mit 50+ Mietwechseln pro Jahr summiert sich das auf gut 20 Stunden Bürozeit pro Jahr.
Häufige Fragen
Wer muss die Wohnungsgeberbescheinigung ausstellen?
Der Wohnungsgeber – also derjenige, der die Wohnung tatsächlich zur Verfügung stellt. Das ist in den meisten Fällen der Vermieter oder die Hausverwaltung. Bei Untervermietung der Hauptmieter, bei Wohnen im Elternhaus die Eltern. Bei einer Eigentumswohnung, die der Eigentümer selbst bezieht, stellt er sich die Bescheinigung selbst aus.
Welche Frist gilt für die Ausstellung?
Der Wohnungsgeber muss die Bescheinigung innerhalb von zwei Wochen nach dem tatsächlichen Einzug ausstellen (§19 Abs. 1 BMG). Der Mieter wiederum hat zwei Wochen Zeit, sich damit beim Einwohnermeldeamt anzumelden. Wer die Bescheinigung verweigert oder verschleppt, riskiert ein Bußgeld bis zu 1.000 € nach §54 BMG.
Was passiert bei einer falschen Bescheinigung (Scheinanmeldung)?
Eine Wohnungsgeberbescheinigung ohne tatsächlichen Einzug – sogenannte Gefälligkeits- oder Scheinanmeldung – ist eine Ordnungswidrigkeit mit Bußgeldern bis zu 50.000 € (§54 Abs. 2 BMG). Sowohl der Wohnungsgeber als auch der vermeintliche Einziehende werden belangt. Das Gesetz wurde 2015 verschärft, weil zuvor zehntausende Scheinanmeldungen für Sozialleistungsbetrug genutzt wurden.
Akzeptieren Ämter eine digitale Wohnungsgeberbescheinigung?
Immer mehr Kommunen akzeptieren digital signierte Bescheinigungen als PDF oder Ausdruck einer Online-Bescheinigung – darunter Hamburg, Berlin, München, Köln, Düsseldorf, Frankfurt. Da das BMG „Schriftform“ verlangt, was elektronische Form einschließt (§126b BGB), ist die digitale Variante grundsätzlich rechtskonform. Bei Unsicherheit: Der Mieter druckt das PDF einmal aus – damit ist überall die Akzeptanz sicher.
Was ist, wenn mehrere Personen gleichzeitig einziehen?
Alle einziehenden Personen werden auf einer Bescheinigung gelistet – Familienname und Vorname jeweils einzeln. Die Vorlage in ProtocolHero erlaubt beliebig viele Personen pro Bescheinigung (Familien, WGs, Lebenspartner). Jede Person braucht für die Anmeldung beim Meldeamt diese eine gemeinsame Bescheinigung – nicht jeweils eine eigene.
Brauche ich die Bescheinigung auch bei Umzug innerhalb derselben Stadt?
Ja. Die Meldepflicht und damit die Wohnungsgeberbescheinigung gilt bei jedem Wohnungswechsel – auch innerhalb derselben Stadt. Lediglich bei vorübergehenden Aufenthalten unter sechs Monaten in einer Zweitwohnung entfällt sie in einigen Bundesländern. Die Erstwohnung muss immer angemeldet sein.
Was ProtocolHero zusätzlich für dich übernimmt
Eine Vorlage allein ist erst der Anfang – ProtocolHero macht aus jedem Protokoll einen durchgängigen digitalen Workflow mit KI-Unterstützung, Workflow-Freigaben und revisionssicherem Archiv.
HERO Assistant – KI-Chat für Dokumentenerstellung
Der HERO Assistant ist der eingebaute KI-Chat von ProtocolHero. Du kannst per Spracheingabe ein komplettes Protokoll anlegen lassen ("Erstelle mir einen neuen Protokoll für Kunde Müller, Baustelle Elbstraße"), oder ein bestehendes PDF / Foto / Word-Dokument hochladen – die KI liest die Struktur aus und baut eine wiederverwendbare Vorlage daraus.
Auto-Fill aus Sprache, Foto und Datei
Beim Ausfüllen kannst du das Protokoll per Sprachsteuerung diktieren – die KI ordnet die Inhalte automatisch den richtigen Feldern zu. Oder du lädst Fotos, Scans, Verträge, Datenblätter oder Ausweise hoch (z. B. Arbeitsvertrag + Personalausweis beim Personalfragebogen, Typenschild beim Wartungsprotokoll, Lieferschein beim Bautagesbericht): Der HERO Assistant extrahiert die Daten und befüllt das Formular vor – du prüfst und unterschreibst.
Foto- und Video-Upload direkt im Dokument
Zu jedem Bauteil, Messpunkt oder Schadensbild kannst du Fotos und Videos direkt aus der App anhängen. Videos sind besonders nützlich, wenn ein Schadensbild dynamisch ist (laufendes Wasser, tropfende Leitung, ungewöhnliche Geräusche an einer Anlage) – ein einzelnes Standbild würde den Befund nicht ausreichend dokumentieren.
Kommentare als Aufgaben – intern und mit dem Kunden
Jede Position im Protokoll kann kommentiert und als Aufgabe an einen Kollegen, an dich selbst oder direkt an den Kunden zugewiesen werden ("bitte fehlendes Datenblatt nachreichen", "Mangel bis 15.06. beheben"). Kommentare können wahlweise rein intern bleiben oder im freigegebenen Kundenlink mitgeteilt werden.
Workflow: Bearbeiter zuweisen, Prüfer freigeben
Dokumente lassen sich an Kollegen weiterleiten ("zur Vervollständigung an den Monteur", "zur Endkontrolle an den Meister") und können einen festen Prüfer haben, der die letzte fachliche Freigabe erteilt, bevor das Protokoll unterschrieben oder an den Kunden geht.
Activity-Log für lückenlose Nachvollziehbarkeit
Jedes Protokoll hat einen vollständigen Aktivitäts-Verlauf: Wer hat wann was geändert, kommentiert, hochgeladen, freigegeben, unterschrieben. Das Log ist auf Wunsch auch im Kunden-Freigabelink sichtbar – ideal für Auditoren, Versicherer und Kunden, die die Entstehung des Dokuments nachvollziehen wollen.
Eindeutige Protocol-ID je Dokument
Jedes Protokoll bekommt automatisch eine eindeutige Protocol-ID, mit der es sich zweifelsfrei referenzieren, verlinken und im Audit-Trail wiederfinden lässt.
Automatische Berichts-Nummerierung
In KürzeFortlaufende, lückenlose Berichts-Nummern (z. B. Protokoll-2026-001, 002, 003 …) je Dokumenttyp und Kunde – ohne manuelles Vergeben, ohne Dubletten.
Web-Formular & Inbox
In KürzeVorlagen lassen sich als öffentliches Web-Formular auf der eigenen Website einbinden – ein ausgefülltes Protokoll (z. B. Anfrage, Schadensmeldung, Auftragsbestätigung) landet automatisch in deiner ProtocolHero-Inbox zur Weiterbearbeitung.
QR-Code-Etiketten für Anlagen und Bauteile
In KürzeQR-Code-Etiketten pro Anlage / Bauteil / Abschottung, die beim Scannen direkt das hinterlegte Protokoll, die Historie und alle Wartungs- bzw. Prüfdokumente öffnen.
